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Com o cenário atual, a pressão para angariar novos negócios aumentou ainda mais. E somou-se a isso o desafio imposto por tempos de distanciamento social.

Durante estes últimos meses tive a oportunidade de participar de alguns concursos interessantes. Um deles resultou em uma reunião de sucesso, com uma agenda longa e complexa envolvendo participantes de vários países.

Partilho abaixo alguns pontos que foram levantados e discutidos exaustivamente durante este processo de concurso face ao novo cenário que estamos vivendo.

Engagement

É preciso fazer com que os clientes continuem envolvidos e interessados numa reunião de várias horas através de uma plataforma como o Zoom.

Deve-se reconsiderar o conteúdo a ser apresentado com o objetivo de torná-lo mais atrativo. Soluções como introduzir mais vídeos, criar mais pausas para debates, propor intervalos ou até mesmo gerar um momento de descontração são importantes.

Se quiser ir mais longe, há startups que oferecem soluções gratuitas para reuniões em realidade virtual. Os integrantes criam um avatar e podem participar da reunião como se estivessem todos numa mesma sala.

Chemistry

Sem o fator do “cara a cara” é preciso ser criativo no modo de introduzir a equipa que eventualmente irá trabalhar na conta do cliente. Como fazer com que a personalidade de cada profissional venha à tona? Pode-se propor algumas reuniões mais informais, com um grupo menor de pessoas, antes da apresentação final.

Também vale pensar em uma peça criativa, para ser entregue antes ou depois da reunião, que introduza as pessoas da equipa de um modo inusitado.

Casting

Encontrar o número certo de interlocutores é crítico. Uma só pessoa falando por horas pode ficar monótono. Porém muitas mudanças de interlocutores podem causar disrupções, inclusive técnicas.

Passa a ser um tema a credibilidade versus a habilidade de apresentar. O que é mais importante para a apresentação final: selecionar interlocutores que apresentam muito bem ou deixar o profissional responsável pelo tema apresentar?

Entusiasmo no tom de voz é crítico. Pense que gestos, contatos visuais, expressões faciais, quase tudo fica perdido quando o cliente abre a apresentação na tela principal.

Rehearsal

Ensaio é muito importante por três motivos: tempo, fluidez do discurso e para prevenir eventuais problemas que possam ocorrer.

Respeitar o tempo estabelecido é crucial para apresentar todo o conteúdo. Com um simples click clientes desconectam-se da reunião para atender outro compromisso da agenda.

Com vários interlocutores geograficamente espalhados é preciso testar a fluidez e a continuidade da apresentação.

É também necessário ter backups para eventuais problemas técnicos.

O ensaio também faz com que todos conheçam o conteúdo integral e não só a parte que foi trabalhada por cada um. Assim, se algum problema técnico ocorrer e um interlocutor ficar incapacitado de apresentar, uma outra pessoa da equipa pode substituí-lo.

Concursos exigem um comprometimento enorme por parte das agências.

No melhor dos casos, uma equipa é removida do dia-a-dia para dedicar-se quase exclusivamente ao concurso. Porém, o mais comum é ter a equipa trabalhando por longas horas para atender os projetos atuais e o processo de concurso. Agências investem do próprio bolso em pesquisas pois é preciso entender a fundo o negócio de um novo cliente em pouco tempo. E a medida que o número de concursos crescem, o número de agências competindo em cada um também aumentam. Pitch fees tornam-se mais raros, assim como algum feedback sobre as propostas não vencedoras.

O processo de um concurso é sempre exaustivo, muitas vezes frustrante e algumas vezes recompensador. Mas cada um é diferente e se não nos traz um cliente novo no final, ao menos tem que nos trazer muita aprendizagem.