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1. Melhorar a adesão e a audiência

Ao planear um evento virtual deve estar ciente das altas taxas de no-shows (pessoas registadas que não aparecem), especialmente se os preços dos seus bilhetes forem baixos ou gratuitos. Esteja preparado para apenas 30% de presenças, e mesmo isso é bom.

DICA - A partir do momento em que o evento permite registos e já houver um número considerável de pessoas inscritas, a sua comunicação deve ser eficaz e planeada, de forma a enviar emails relativamente curtos e objectivos e com informação útil de actualizações relevantes (patrocinadores e speakers) para manter o interesse das pessoas. Evite emails com mais de 3 parágrafos.

2. Evitar o esquecimento

Os eventos presenciais significam bloquear a nossa agenda, viagens, reservas de hotéis e outros compromissos substanciais. E isto ninguém esquece. No entanto, no mundo virtual os eventos têm tendência em cair no esquecimento ou misturarem-se no nosso dia de trabalho. É preciso ter em atenção que ninguém bloqueia a agenda ou se veste a rigor para vir ao nosso evento.

3. Conteúdo – Menos é Mais

Quando se prepara um evento virtual é preciso ter muita atenção ao seu detalhe e planeamento. Procurar formas de simplificar a experiência e clarificar todos os processos, são pontos fundamentais para o seu sucesso. A sua comunicação por email deve ser pragmática a deverá explicar como tudo funciona, desde o simples URL (endereço), agenda, plataforma, etc.

4. Boa conectividade à Internet

Além da escolha de uma boa plataforma para o seu evento, é necessário garantir que a equipa de produção e os oradores mantenham uma boa ligação à internet.

5. Pouca qualidade do conteúdo audiovisual

Certamente já esteve em reuniões onde os utilizadores têm má qualidade de som e/ou imagem. Se vai transmitir vídeo em directo, é preciso ter em atenção vários aspectos técnicos para que todos os participantes possam emitir o seu conteúdo com qualidade.

DICA - Para garantir a percepção de evento em directo, será fundamental:

- Ter um apresentador (host) com um guião inteligente, onde saiba promover a interacção com os oradores, que agradeça a quem acabou de apresentar e que introduza o próximo orador;

- Garantir que todos os oradores estão online durante as suas apresentações e que estes possam responder em tempo real no chat.

- Durante as gravações das sessões, dar indicações aos oradores para ter atenção ao discurso e tempos verbais utilizados.

- Além de contratar um editor de vídeo que esteja exclusivamente a trabalhar neste projecto, é preciso dar indicações claras que na edição os vídeos devem “simular” um evento em directo e que não podem ficar muito polidos.  

Por fim, gostaria de partilhar alguns pontos que me ajudam quando preciso de organizar um evento:

- Planeamento: Em regra, devemos investir 80% do nosso tempo a planear, antevendo todos os desafios. É preciso pensar num nome, ter uma data, escolher uma plataforma, convidar oradores, montar processos infalíveis, equacionar a sua comunicação e tom, planear as acções de marketing, etc. Se todos estes aspectos forem planeados a tempo e tiverem sólidos processos de execução, deixará de andar atrás do prejuízo e de improvisar.

- Plataforma e Questões Técnicas: É crucial saber o que desejamos do evento e só assim podemos escolher a plataforma certa. Há que procurar, testar, e testar, para ter a certeza da sua eficácia e como será a experiência dos participantes. Esta terá de ser simples e “transparente” para os utilizadores dando primazia ao conteúdo. Lembre-se, que é preferível ter menos opções e que estas sejam sólidas e eficazes.

- Conteúdo: Não importa o tamanho ou a importância do seu evento, as pessoas vão querer assistir a conteúdos de qualidade e com boa apresentação. Num evento online não estamos dependentes de espaços físicos com orçamentos estratosféricos, e com poucos milhares de euros vamos conseguir estar em pé de igualdade dos melhores eventos do mundo. Escolher bons oradores, ter um grafismo e edição de vídeo profissional, irão colocá-lo no radar. Relembro que neste ponto, é preferível ter uma agenda simples em vez de várias salas. Se houver muito conteúdo, é preferível estender o evento por vários dias, mas evite apresentações em paralelo.

- Comunicação e Marketing: É fundamental desenhar uma estratégia de marketing com o respectivo planeamento de comunicação. É preciso definir o nosso objectivo; que tipo de conteúdo vamos ter; para que audiência estamos a comunicar; optar por um bom design; quais os formatos (muito vídeo); onde vamos publicar; etc.

Não podemos esquecer que é necessário preparar o vector de comunicação para os patrocinadores e oradores. É fundamental atrair uma base sólida de intervenientes que vão reforçar a nossa oferta para o público. Ter bons patrocinadores e oradores é meio caminho para o sucesso.  

Bons eventos.