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A opinião de Hugo Oliveira
6 dicas para evitar problemas na organização de Eventos Virtuais
9 de Fevereiro de 2021
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6 dicas para evitar problemas na organização de Eventos Virtuais
Hugo Oliveira
Chief Marketing Officer SYONE

Nota da direção editorial:

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Nos últimos meses estive em muitos eventos virtuais e realizei alguns, no entanto há muitos desafios para que tudo corra bem. Vou partilhar 6 dicas para minimizar problemas recorrentes e que podem melhorar a organização dos eventos online.


1. Melhorar a adesão e a audiência


Ao planear um evento virtual deve estar ciente das altas taxas de no-shows (pessoas registadas que não aparecem), especialmente se os preços dos seus bilhetes forem baixos ou gratuitos. Esteja preparado para apenas 30% de presenças, e mesmo isso é bom.


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É preciso ter noção que muitas das pessoas registam-se nestes eventos para ter acesso ao seu conteúdo mais tarde (vídeos offline) ou fazer networking. Isto por si só é já um problema, porque em ambos os casos o envolvimento destes convidados é muito baixo, tornando-os em ghost-attendees.


Photo by Tyler Callahan on Unsplash


DICA - A partir do momento em que o evento permite registos e já houver um número considerável de pessoas inscritas, a sua comunicação deve ser eficaz e planeada, de forma a enviar emails relativamente curtos e objectivos e com informação útil de actualizações relevantes (patrocinadores e speakers) para manter o interesse das pessoas. Evite emails com mais de 3 parágrafos.


2. Evitar o esquecimento


Os eventos presenciais significam bloquear a nossa agenda, viagens, reservas de hotéis e outros compromissos substanciais. E isto ninguém esquece. No entanto, no mundo virtual os eventos têm tendência em cair no esquecimento ou misturarem-se no nosso dia de trabalho. É preciso ter em atenção que ninguém bloqueia a agenda ou se veste a rigor para vir ao nosso evento.


DICA - A maior parte das pessoas usa apenas 10% do seu tempo para assistir a algumas apresentações e fazer uma rápida leitura de quem são os outros convidados, portanto não há que ter receio em ser um pouco mais agressivo e comunicar a hora de início do evento no dia anterior, na manhã, uma hora antes e, muito importante, quando este começar.


Lembre-se que raramente aparecerá alguém 5 minutos antes.


Photo by Andy Orin on Unsplash

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3. Conteúdo – Menos é Mais


Quando se prepara um evento virtual é preciso ter muita atenção ao seu detalhe e planeamento. Procurar formas de simplificar a experiência e clarificar todos os processos, são pontos fundamentais para o seu sucesso. A sua comunicação por email deve ser pragmática a deverá explicar como tudo funciona, desde o simples URL (endereço), agenda, plataforma, etc.


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DICA - Durante o planeamento também é necessário reflectir que “menos é mais”. Em muitos eventos virtuais, os organizadores oferecerem demasiadas opções e conteúdo, o que muitas vezes nos faz perder o fio à meada. É preciso encontrar um focus-point e evitar a dispersão dos convidados para que estes sintam que estão “no mesmo sítio” a ter uma única experiência e ao mesmo tempo.

Muita oferta dificulta a escolha.


Photo by Eduardo Soares on Unsplash


4. Boa conectividade à Internet


Além da escolha de uma boa plataforma para o seu evento, é necessário garantir que a equipa de produção e os oradores mantenham uma boa ligação à internet.


DICA - Tente evitar ligações Wi-Fi. Além destas   serem menos estáveis, uma considerável percentagem da sua largura de banda é utilizada em garantir a segurança dos dados. Além deste aspecto, as placas de rede também têm processadores que muitas vezes são lentos, tornando-as assim em mais um ponto fraco.

Será fundamental ter alguém na equipa que perceba bastante de redes e acessos à internet, e que sejam promovidas sessões de teste com os oradores e todos os intervenientes. Também será importante ter soluções e/ou equipas de backup, no caso de alguém perder a ligação.


Photo by Markus Spiske on Unsplash


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5. Pouca qualidade do conteúdo audiovisual


Certamente já esteve em reuniões onde os utilizadores têm má qualidade de som e/ou imagem. Se vai transmitir vídeo em directo, é preciso ter em atenção vários aspectos técnicos para que todos os participantes possam emitir o seu conteúdo com qualidade.


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DICA - Além de uma boa ligação à Internet (através de cabo), terá de garantir que o processamento do vídeo e áudio são excelentes. Irá necessitar de um computador potente, uma boa webcam (1080p) e um microfone com qualidade. Tente evitar microfones Bluetooth, pois na maior parte soam a rádio onda média, como muitos modelos de marcas conceituadas.  


Photo by Austin Distel on Unsplash


Em relação ao conteúdo vídeo, devemos evitar ambientes pouco profissionais, desarrumados e com muito “ruído” visual. Tente verificar, caso a caso, a qualidade do cenário e não se iniba de aconselhar e ajudar os oradores para que tudo pareça o mais profissional e coeso possível. Lembre-se que o evento vai ser visto num PC, com uma dimensão relativamente reduzida.


Deverá também investir num editor de vídeo profissional.


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6. Ao Vivo ou Pré-Gravado?


Para garantir que tudo corre bem a 100%, e para que os oradores possam partilhar vídeos com alta qualidade, terá de pré-gravar as apresentações. Independentemente de ter sido comunicado que as sessões são pré-gravadas, é necessário criar um ambiente que dê a sensação de que tudo está a acontecer em directo.


DICA - Para garantir a percepção de evento em directo, será fundamental:


- Ter um apresentador (host) com um guião inteligente, onde saiba promover a interacção com os oradores, que agradeça a quem acabou de apresentar e que introduza o próximo orador;


- Garantir que todos os oradores estão online durante as suas apresentações e que estes possam responder em tempo real no chat.


- Durante as gravações das sessões, dar indicações aos oradores para ter atenção ao discurso e tempos verbais utilizados.


- Além de contratar um editor de vídeo que esteja exclusivamente a trabalhar neste projecto, é preciso dar indicações claras que na edição os vídeos devem “simular” um evento em directo e que não podem ficar muito polidos.  

 

Por fim, gostaria de partilhar alguns pontos que me ajudam quando preciso de organizar um evento:

 

- Planeamento: Em regra, devemos investir 80% do nosso tempo a planear, antevendo todos os desafios. É preciso pensar num nome, ter uma data, escolher uma plataforma, convidar oradores, montar processos infalíveis, equacionar a sua comunicação e tom, planear as acções de marketing, etc. Se todos estes aspectos forem planeados a tempo e tiverem sólidos processos de execução, deixará de andar atrás do prejuízo e de improvisar.


- Plataforma e Questões Técnicas: É crucial saber o que desejamos do evento e só assim podemos escolher a plataforma certa. Há que procurar, testar, e testar, para ter a certeza da sua eficácia e como será a experiência dos participantes. Esta terá de ser simples e “transparente” para os utilizadores dando primazia ao conteúdo. Lembre-se, que é preferível ter menos opções e que estas sejam sólidas e eficazes.


- Conteúdo: Não importa o tamanho ou a importância do seu evento, as pessoas vão querer assistir a conteúdos de qualidade e com boa apresentação. Num evento online não estamos dependentes de espaços físicos com orçamentos estratosféricos, e com poucos milhares de euros vamos conseguir estar em pé de igualdade dos melhores eventos do mundo. Escolher bons oradores, ter um grafismo e edição de vídeo profissional, irão colocá-lo no radar. Relembro que neste ponto, é preferível ter uma agenda simples em vez de várias salas. Se houver muito conteúdo, é preferível estender o evento por vários dias, mas evite apresentações em paralelo.


- Comunicação e Marketing: É fundamental desenhar uma estratégia de marketing com o respectivo planeamento de comunicação. É preciso definir o nosso objectivo; que tipo de conteúdo vamos ter; para que audiência estamos a comunicar; optar por um bom design; quais os formatos (muito vídeo); onde vamos publicar; etc.


Não podemos esquecer que é necessário preparar o vector de comunicação para os patrocinadores e oradores. É fundamental atrair uma base sólida de intervenientes que vão reforçar a nossa oferta para o público. Ter bons patrocinadores e oradores é meio caminho para o sucesso.  

 

Bons eventos.

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