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Nos últimos
meses estive em muitos eventos virtuais e realizei alguns, no entanto há muitos
desafios para que tudo corra bem. Vou partilhar 6 dicas para minimizar
problemas recorrentes e que podem melhorar a organização dos eventos online.
1. Melhorar a adesão e a audiência
Ao planear um evento virtual deve estar ciente das altas
taxas de no-shows (pessoas registadas que não aparecem), especialmente se os
preços dos seus bilhetes forem baixos ou gratuitos. Esteja preparado para
apenas 30% de presenças, e mesmo isso é bom.
É
preciso ter noção que muitas das pessoas registam-se nestes eventos para ter
acesso ao seu conteúdo mais tarde (vídeos offline) ou fazer networking. Isto
por si só é já um problema, porque em ambos os casos o envolvimento destes
convidados é muito baixo, tornando-os em ghost-attendees.
Photo by Tyler Callahan on Unsplash
DICA -
A partir do momento em que o evento permite registos e já houver um número considerável
de pessoas inscritas, a sua comunicação deve ser eficaz e planeada, de forma a
enviar emails relativamente curtos e objectivos e com informação útil de actualizações
relevantes (patrocinadores e speakers) para manter o interesse das pessoas. Evite
emails com mais de 3 parágrafos.
2. Evitar o esquecimento
Os eventos presenciais significam bloquear a nossa agenda, viagens,
reservas de hotéis e outros compromissos substanciais. E isto ninguém esquece.
No entanto, no mundo virtual os eventos têm tendência em cair no esquecimento
ou misturarem-se no nosso dia de trabalho. É preciso ter em atenção que ninguém
bloqueia a agenda ou se veste a rigor para vir ao nosso evento.
DICA - A maior parte
das pessoas usa apenas 10% do seu tempo para assistir a algumas apresentações e
fazer uma rápida leitura de quem são os outros convidados, portanto não há que ter
receio em ser um pouco mais agressivo e comunicar a hora de início do evento no
dia anterior, na manhã, uma hora antes e, muito importante, quando este começar.
Lembre-se que raramente aparecerá
alguém 5 minutos antes.
3. Conteúdo – Menos é Mais
Quando se prepara um
evento virtual é preciso ter muita atenção ao seu detalhe e planeamento.
Procurar formas de simplificar a experiência e clarificar todos os processos,
são pontos fundamentais para o seu sucesso. A sua comunicação por email deve
ser pragmática a deverá explicar como tudo funciona, desde o simples URL
(endereço), agenda, plataforma, etc.
DICA - Durante o planeamento também
é necessário reflectir que “menos é mais”. Em muitos eventos virtuais,
os organizadores oferecerem demasiadas opções e conteúdo, o que muitas vezes
nos faz perder o fio à meada. É preciso encontrar um focus-point e evitar
a dispersão dos convidados para que estes sintam que estão “no mesmo sítio” a
ter uma única experiência e ao mesmo tempo.
Muita oferta dificulta a escolha.
Photo by Eduardo Soares on Unsplash
4. Boa conectividade à Internet
Além da escolha de uma boa plataforma para o seu evento, é
necessário garantir que a equipa de produção e os oradores mantenham uma boa
ligação à internet.
DICA - Tente evitar
ligações Wi-Fi. Além destas serem menos estáveis, uma considerável
percentagem da sua largura de banda é utilizada em garantir a segurança dos
dados. Além deste aspecto, as placas de rede também têm processadores que
muitas vezes são lentos, tornando-as assim em mais um ponto fraco.
Será
fundamental ter alguém na equipa que perceba bastante de redes e acessos à
internet, e que sejam promovidas sessões de teste com os oradores e todos os
intervenientes. Também será importante ter soluções e/ou equipas de backup, no
caso de alguém perder a ligação.
Photo by Markus Spiske on Unsplash
5. Pouca qualidade do conteúdo audiovisual
Certamente já
esteve em reuniões onde os utilizadores têm má qualidade de som e/ou imagem. Se
vai transmitir vídeo em directo, é preciso ter em atenção vários aspectos
técnicos para que todos os participantes possam emitir o seu conteúdo com
qualidade.
DICA -
Além de uma boa ligação à Internet (através de cabo), terá de garantir que o
processamento do vídeo e áudio são excelentes. Irá necessitar de um computador
potente, uma boa webcam (1080p) e um microfone com qualidade. Tente evitar microfones
Bluetooth, pois na maior parte soam a rádio onda média, como muitos modelos de
marcas conceituadas.
Photo by Austin Distel on Unsplash
Em
relação ao conteúdo vídeo, devemos evitar ambientes pouco profissionais, desarrumados
e com muito “ruído” visual. Tente verificar, caso a caso, a qualidade do cenário
e não se iniba de aconselhar e ajudar os oradores para que tudo pareça o mais
profissional e coeso possível. Lembre-se que o evento vai ser visto num PC, com
uma dimensão relativamente reduzida.
Deverá também investir num editor de vídeo profissional.
6. Ao Vivo ou Pré-Gravado?
Para garantir que
tudo corre bem a 100%, e para que os oradores possam partilhar vídeos com alta
qualidade, terá de pré-gravar as apresentações. Independentemente de ter sido
comunicado que as sessões são pré-gravadas, é necessário criar um ambiente que
dê a sensação de que tudo está a acontecer em directo.
DICA - Para garantir a percepção de
evento em directo, será fundamental:
- Ter um apresentador (host) com um guião inteligente,
onde saiba promover a interacção com os oradores, que agradeça a quem acabou de
apresentar e que introduza o próximo orador;
- Garantir que todos os oradores estão online durante as suas
apresentações e que estes possam responder em tempo real no chat.
- Durante as gravações das sessões, dar indicações aos
oradores para ter atenção ao discurso e tempos verbais utilizados.
- Além de contratar um editor de vídeo que esteja
exclusivamente a trabalhar neste projecto, é preciso dar indicações claras que na
edição os vídeos devem “simular” um evento em directo e que não podem ficar
muito polidos.
Por fim, gostaria de partilhar alguns pontos que me ajudam
quando preciso de organizar um evento:
- Planeamento: Em regra, devemos investir 80% do
nosso tempo a planear, antevendo todos os desafios. É preciso pensar num nome, ter
uma data, escolher uma plataforma, convidar oradores, montar processos
infalíveis, equacionar a sua comunicação e tom, planear as acções de marketing,
etc. Se todos estes aspectos forem planeados a tempo e tiverem sólidos
processos de execução, deixará de andar atrás do prejuízo e de improvisar.
- Plataforma e Questões Técnicas: É crucial saber o
que desejamos do evento e só assim podemos escolher a plataforma certa. Há que
procurar, testar, e testar, para ter a certeza da sua eficácia e como será a
experiência dos participantes. Esta terá de ser simples e “transparente” para
os utilizadores dando primazia ao conteúdo. Lembre-se, que é preferível ter menos
opções e que estas sejam sólidas e eficazes.
- Conteúdo: Não importa o tamanho ou a importância do
seu evento, as pessoas vão querer assistir a conteúdos de qualidade e com boa
apresentação. Num evento online não estamos dependentes de espaços físicos com
orçamentos estratosféricos, e com poucos milhares de euros vamos conseguir
estar em pé de igualdade dos melhores eventos do mundo. Escolher bons oradores,
ter um grafismo e edição de vídeo profissional, irão colocá-lo no radar.
Relembro que neste ponto, é preferível ter uma agenda simples em vez de várias
salas. Se houver muito conteúdo, é preferível estender o evento por vários dias,
mas evite apresentações em paralelo.
- Comunicação e Marketing: É fundamental desenhar uma
estratégia de marketing com o respectivo planeamento de comunicação. É preciso definir
o nosso objectivo; que tipo de conteúdo vamos ter; para que audiência estamos a
comunicar; optar por um bom design; quais os formatos (muito vídeo); onde vamos
publicar; etc.
Não podemos esquecer que é necessário preparar o vector de
comunicação para os patrocinadores e oradores. É fundamental atrair uma base
sólida de intervenientes que vão reforçar a nossa oferta para o público. Ter
bons patrocinadores e oradores é meio caminho para o sucesso.
Bons eventos.
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